Anforderungen an BI-Lösungen definieren

Wenn die richtigen Daten den richtigen Personen als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung gestellt werden, kann das ein enormer Wettbewerbsvorteil sein.

Um sich für einen konkreten Anbieter entscheiden zu können, müssen erst einmal die eigenen Anforderungen definiert werden. Im Kern geht es darum, die eigenen Ziele und Anforderungen klar festzulegen und anhand derer zu entscheiden. Dabei sollte sowohl kurz- als auch langfristig geplant werden.

Ein Tool, das für ein Zwei-Personen-Startup perfekt ist, kann für einen 5.000-Mitarbeiter-Konzern völlig ungeeignet sein. Was für eine Marketing-Agentur brillant funktioniert, passt nicht zwingend für ein produzierendes Unternehmen.

Wir werden jetzt Schritt für Schritt das empfohlene Vorgehen zur Identifikation der passendsten Lösung durchgehen.

---

Dieser Artikel erklärt die verschiedenen Arten von BI-Tools, zeigt, worauf bei der Auswahl zu achten ist und liefert einen vorgefertigten Kriterienkatalog. Wie der Auswahlprozess in der Praxis aussieht, zeigen konkrete Anwendungsfälle im Artikel BI-Tools bewerten und entscheiden.

---

Was gute BI-Anforderungen leisten müssen

Gute Anforderungen beschreiben nicht einfach Wunschfeatures. Sie übersetzen echte Geschäftsanforderungen in prüfbare Kriterien. Das spart später Zeit, reduziert Fehlentscheidungen und sorgt dafür, dass die ausgewählte Lösung tatsächlich zum Team, zur Datenlage und zum Betriebsmodell passt.

Muss, Soll und Nice-to-have sauber trennen

Diese Unterscheidung ist entscheidend, weil sie verhindert, dass Nice-to-have-Anforderungen die Auswahl dominieren und Muss-Kriterien untergehen.

Fragen, die in jedes BI-Lastenheft gehören

• Welche Entscheidungen sollen mit der Lösung verbessert werden?
• Welche Datenquellen sind zwingend erforderlich?
• Wer nutzt die Lösung regelmäßig und wofür?
• Welche Kennzahlen müssen konsistent definiert sein?
• Wie wichtig ist Self-Service im Alltag?
• Welche Anforderungen gibt es an Rechte, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit?
• Wie oft müssen Daten aktualisiert werden?
• Welche internen Ressourcen stehen für Betrieb und Pflege zur Verfügung?

Was ist ein BI-Tool und welche Arten gibt es?

Grundsätzlich sind BI-Tools Plattformen oder Werkzeuge, die Daten speichern, bereinigen, aufbereiten, verbinden, visualisieren und teilen. Dabei wird zunächst zwischen klassischer BI-Software und Self-Service-BI-Anwendungen unterschieden.

Klassische BI-Software und Prozesse:

Dieser Ansatz besteht darin, sich ein eigenes Datensystem aufzubauen, zu verwalten und über externe Tools zu visualisieren. Bei diesem technischen Prozess werden die Daten intern gespeichert, verarbeitet und visualisiert.

Das erfordert entsprechende Infrastruktur, Know-how und Arbeitskräfte. Beteiligte Abteilungen und Positionen sind hierbei die IT, Data Engineers und Datenanalysten.

Die Daten kommen dabei beispielsweise aus der Erfassung interner oder externer Software. Sie müssen bereinigt und aufbereitet werden und dann werden sie in der Regel in internen Datenbanken gespeichert. Über ein Visualisierungstool werden die Daten für die Anwender und Entscheider zugänglich gemacht.

Der initiale und laufende Aufwand bei diesem Vorgehen ist groß: Hardwarekomponenten müssen vorhanden sein, Datenbanken und automatische Importe müssen eingerichtet und die Daten bereinigt werden.

Dann müssen sie an die Visualisierungssoftware angebunden und dort zu sinnvollen Berichten zusammengestellt werden. Dafür kann dieser Prozess frei auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten werden. Es gibt praktisch keine Grenzen bei den Arten von Berichten.

Self-Service Business Intelligence:

Self-Service-BI-Tools bündeln je nach Produkt Datenimport, Speicherung und Visualisierung in unterschiedlichem Umfang. Ob zusätzliche Dateninfrastruktur nötig ist, hängt von Quellen, Datenmenge, Modellierung und Governance ab.

Diese Tools sollen Fachbereiche bei wiederkehrenden Aufgaben unabhängiger machen. Drag-and-drop-Bedienung, automatisierte Datenimporte und Dashboardvorlagen können die Einrichtung beschleunigen. Einweisung, Datenverständnis und ein geklärtes Berechtigungskonzept bleiben notwendig.

Daten lassen sich je nach Produkt aus interner oder externer Software importieren; häufig sind auch XLSX- und CSV-Uploads möglich. Vor der Auswahl muss klar sein, welche Aufgaben die Anwendung bei Bereinigung, Speicherung, Datenschutz und Visualisierung tatsächlich übernimmt und welche beim Kunden verbleiben.

Hier sind Einrichtung und Betrieb mit sehr viel weniger Aufwand verbunden. Dashboards können mit wenigen Klicks eingerichtet werden, wenn die entsprechenden Daten vorhanden sind. Außerdem sind der Einführungs- und Schulungsprozess sowie Regeln und Richtlinien umso wichtiger, wenn jeder frei mit seinen Daten arbeiten kann.

Es muss darauf geachtet werden, dass die Self-Service-Lösung den Ansprüchen gerecht wird. Sie muss die entsprechenden Daten verarbeiten können und auf die gewünschte Art darstellen können. Speziellere Anforderungen sollten mit in den Bewertungskatalog aufgenommen werden.

Wofür sollte man sich entscheiden?

Um klar zwischen diesen Varianten entscheiden zu können, sollte zuerst eine Business-Intelligence-Strategie für das eigene Unternehmen entwickelt werden. Ziele, Anforderungen, Ressourcen und Dateninventar sollten die ausschlaggebenden Kriterien sein.

Unabhängig vom Tool muss die Grundlage stimmen

Unabhängig von der Toolauswahl muss geplant werden, welche Daten im Business-Intelligence-Prozess analysiert werden sollen und woher diese kommen.

Beim Self-Service BI müssen diese Daten nicht selbst gespeichert, aufbereitet und verwaltet werden. Aber sie müssen erfasst und importiert werden, um dann in der Software genutzt werden zu können.

Es empfiehlt sich, einen Plan mit vier Ebenen zu erstellen:

1. Welche Ziele wollen wir mit BI erreichen?
2. Welche Prozesse und Kennzahlen priorisieren wir dabei?
3. Wie erfassen wir die entsprechenden Daten?
4. Wie binden wir BI aktiv in die Prozesse ein?

Z. B. können Umsatzzahlen aus einer Buchhaltungssoftware, einer internen Softwarelösung oder auch einer Excel-Tabelle kommen.

Wo fange ich an, um die beste BI-Lösung zu finden?

Zunächst brauchen wir eine Bestandsanalyse. Folgende Fragen sollten geklärt werden, damit weitere Recherche und Planung darauf aufbauen kann:

1. Welche konkreten Ziele werden mit Business Intelligence verfolgt?

Transparenz über die internen Prozesse und Ergebnisse ist ein wichtiger Nutzen von Business Intelligence. Damit konkreter Mehrwert entsteht, sollten konkrete Ziele entwickelt, priorisiert und verfolgt werden.

Es ist sehr empfehlenswert, zuerst die BI-Strategie mindestens im Groben zu planen und festzulegen, statt direkt nach Anbietern zu recherchieren.

2. Wie tief integrieren wir BI und wie priorisieren wir dabei?

Es sollte bestimmt werden, wo Daten als Entscheidungsgrundlage den größten Nutzen bieten und danach priorisiert werden. Grundsätzlich sollte klein gestartet und bei Erfolg ausgeweitet werden.

Für einen Vertriebsmitarbeiter kann es sehr nützlich und förderlich sein, Nachrichtenanzahl, Antwort- und Abschlussrate einsehen zu können. Die Geschäftsführung wird aber insgesamt vermutlich mehr Einfluss auf das Gesamtergebnis des Betriebs haben.

Welche Daten benötigen wir?

Moderne Software bietet in der Regel Schnittstellen, um Daten an externe Systeme zu übertragen. Ob Daten aus Buchhaltungs-, CRM-, ERP-, Webanalyse-, Social-Media- oder anderen Diensten nutzbar sind, hängt von den angebotenen Schnittstellen und Berechtigungen ab.

Egal ob klassische BI oder Self-Service: Die Daten müssen irgendwo erfasst werden. Es ist empfehlenswert, ein Verzeichnis darüber zu erstellen, welche Daten für die Ziele benötigt werden, ob sie bereits vorliegen und um welche sich noch gekümmert werden muss.

Kriterienkatalog

Anhand dieses Kriterienkatalogs können Self-Service-BI-Anwendungen ebenso wie klassische Strukturen bewertet werden, um die beste Lösung für die individuelle Situation zu finden. Im ersten Durchgang empfiehlt es sich, die Themen anhand der individuellen Ziele und Anforderungen zu gewichten. Im nächsten Schritt wird jede Kategorie pro Anbieter bewertet und so vergleichbar gemacht.

Bei Bedarf können und sollten zusätzlich K.-o.-Kriterien bestimmt werden, z. B. Datenschutz oder Kosten.

Häufige Fragen zu BI-Anforderungen

Was gehört in ein Lastenheft für BI?

Ziele, Nutzergruppen, Datenquellen, KPI-Logik, Anforderungen an Self-Service, Governance, Betrieb, Datenschutz und Kostenrahmen. Je klarer das Lastenheft, desto vergleichbarer werden die Anbieter. Anschließend zeigt eine strukturierte Testphase, ob die Lösung im Alltag wirklich trägt.

Wer sollte Anforderungen an BI-Software definieren?

Nicht nur IT. Fachbereiche, Führung, operative Nutzer und Verantwortliche für Daten oder Controlling sollten gemeinsam Anforderungen festziehen. Die Lösung wird nur dann genutzt, wenn sie zum Alltag der Anwender passt.

Woran scheitern Anforderungsworkshops häufig?

An zu frühen Tool-Diskussionen, fehlender Priorisierung und einer unklaren Trennung zwischen Muss, Soll und Nice-to-have. Der Anforderungsworkshop sollte sich auf Entscheidungsfragen und Datenlandschaft konzentrieren, nicht auf Feature-Vergleiche.

Fazit

Welches das beste BI-Tool ist, hängt von den eigenen individuellen Anforderungen ab. Ziele müssen festgelegt, die Herkunft der Daten muss bedacht und Bewertungskriterien müssen definiert und gewichtet werden.

Anhand der Ziele lässt sich meist schnell klären, ob eher eine Self-Service- oder eine klassische BI-Lösung infrage kommt. Anhand eines klaren Bewertungskatalogs lassen sich unterschiedliche Anbieter unkompliziert miteinander vergleichen.

Wie dieser Prozess für verschiedene Unternehmenstypen konkret aussieht, zeigt der Artikel BI-Tools bewerten und entscheiden anhand von Anwendungsfällen.