BI-Lösung richtig testen: eine Checkliste für die Testphase

Dieser Artikel beschreibt das Vorgehen zum Testen einer All-in-one- bzw. Self-Service-Business-Intelligence-Lösung. Solche Lösungen lassen sich innerhalb von Tagen einrichten und testen. Eine klassische eigene BI-Infrastruktur hingegen ist ein Projekt über Monate, muss gut geplant sein und lässt sich nicht derart in Kurzform testen.

In der Testphase geht es darum, Evidenz durch praktische Nutzung im echten Anwendungsfall zu erhalten. Bis hierher basiert die Bewertung meist auf Informationen Dritter: Anbieterversprechen, Bewertungsportale, Erfahrungsberichte anderer Unternehmen. Erst im Test siehst du, wie sich eine Lösung mit deinen Daten, deinem Anwendungsfall und deinem Team verhält. Das macht diese Phase besonders aussagekräftig und entscheidend im Auswahlprozess.

Wer diese Phase überspringt, überspringt den Beweis, dass die Lösung wie angedacht funktioniert und zum eigenen Team und den Prozessen passt. Wenn es schlecht läuft, wird dann trotzdem die Pilotphase durchgezogen und man verliert Zeit und Geld, obwohl man die Probleme ggf. schon in der Testphase hätte finden können.

Ein geplanter Test kostet kaum mehr Zeit, liefert aber eine belastbare Antwort statt eines Eindrucks.

Einen ausgearbeiteten Vergleich anhand der öffentlichen Infos unterschiedlicher Anbieter gibt es hier BI-Tools im Vergleich.

---

Dieser Artikel zeigt dir, was vor Tag 1 geklärt sein muss, wie ein Testplan für 14 Tage aussieht und mit welchem Bewertungsbogen du am Ende entscheidest. Er geht auf die wichtigsten Punkte zum Prüfen ein, die typischen Testfehler und den Übergang von der Entscheidung in den ersten Produktivbetrieb. Den Kriterienkatalog zur Auswahl der Testkandidaten liefert Anforderungen an BI-Lösungen definieren.

---

Was ein Test leisten kann (und was nicht)

Die Testphase soll die operative Anwendung belegen. Ein Test beweist die wichtigsten Punkte für eine BI-Lösung: Kommen meine Daten überhaupt hinein? Kann mein Team die Lösung bedienen, ohne dass jemand aktiv anleitet? Und welche Schritte sind notwendig, um den Nutzen der Lösung in die Prozesse zu integrieren?

Nicht durch den Test abgedeckt, sondern Teil der Pilotphase sind: Stabilität über Monate, Qualität des Supports im Ernstfall, Verhalten bei wachsenden Datenmengen, Verlässlichkeit der Roadmap.

Wann der Nutzen eintritt, ist im Test direkt messbar und sagt mehr über den späteren Alltag als jede Funktionsliste.

Wenn du im Test in wenigen Tagen zu einem nutzbaren Dashboard kommst, ist das ein starkes Signal. Brauchst du dafür schon in der geschützten Testumgebung Unterstützung des Anbieters, wird es im Regelbetrieb meist nicht leichter.

Unabhängig davon muss vor der Testphase geklärt sein, ob die Lösung in der Lage ist, die Daten der geplanten Anwendungsfälle anzubinden. Das kann beispielsweise über OAuth, PAT, eine API-Anbindung oder einen Tabellen-Upload möglich sein.

Vorbereitung vor der Testphase

Für einen reibungslosen Ablauf gehört die Planung vor das Starten der Testphase:

• Ein oder wenige Testfälle. Zum Beispiel: „Umsatz, Pipeline und Marketingkosten in einem Dashboard für die Geschäftsführung.“ Gezieltes Testen statt breitem Ausrollen.
• Echte Daten, in kleiner Menge. Zwei bis drei Quellen aus dem Testfall, notfalls als Export der letzten drei Monate. Echte Daten decken Anbindungs- und Kompatibilitätsprobleme auf.
• Zwei Personen, nicht eine. Eine Führungskraft und eine Person aus dem damit arbeitenden Team. Bedienbarkeit für Betrachter ist ein eigenes Kriterium.
• Der Bewertungsbogen. Die Kriterien stehen vor dem Test, nicht danach. Sonst gewinnt die Lösung mit dem freundlichsten Onboarding-Video.

Der Testplan für 14 Tage

Vierzehn Tage sind der übliche Rahmen kostenloser Testphasen und ausreichend, wenn sie strukturiert genutzt werden. Die Tabelle zeigt eine sinnvolle Aufteilung:

Das Anbinden nach vorn: Scheitert es, ist der Test nach drei Tagen beendet. Das ist ein wertvolles Ergebnis, kein verlorener Aufwand. Ob Daten bei entsprechender Verbindung selbstständig und korrekt nachlaufen, zeigt sich erst über mehrere Tage.

Die wichtigsten Testergebnisse

Das sind die entscheidenden Nachweise für die produktive Nutzung im Alltag:

1. Eigene Daten anbinden

Verbinde die Quellen deines Testfalls z. B. per Konnektor, Upload oder API. Prüfe dabei nicht nur, ob es klappt, sondern wie: Wie viel Zeit und wie viele Schritte braucht es? Notiere benötigte Schritte und Zeit, um es bei Bedarf mit anderen Anbietern vergleichbar zu machen.

2. Ein funktionales Dashboard anlegen

Baue das Dashboard zum Testfall und führe im Anschluss Änderungen daran durch. So erhältst du direkten Einblick in die Abläufe der entsprechenden Verantwortlichen. Notiere auch hier Schritte und Zeit für die Vergleichbarkeit. Worauf es beim Aufbau inhaltlich ankommt, zeigt Effektive Dashboards erstellen.

3. Teilen, Mitglieder einladen und Rechte setzen

Teste das Einladen deines Teams in die Lösung und das Teilen der Dashboards mit einer externen Testperson. Auch die Beschränkung von Zugangsrechten zu Daten und Dashboards sollte geprüft werden. Entscheidend für den Alltag sind die Fragen: Kommt eine Person ohne Vorkenntnisse allein zurecht? Und lassen sich Rechte so abstufen, wie du es brauchst, inklusive Zugängen für Externe, wenn du Kunden oder Partner beliefern willst?

4. Aktualisierung beobachten

Lass die Verbindung mehrere Tage laufen und schau ohne Eingriff nach: Sind die Werte aktuell? Ein manueller Abgleich sorgt für zusätzliche Sicherheit über die Datenqualität. In welchem Rhythmus wird nachgeladen, und besteht die Möglichkeit, manuell zu aktualisieren?

5. Ausstieg testen

Abschließend lässt sich ein möglicher Ausstieg in der Zukunft vorab testen: Kommst du an deine Daten und Strukturen wieder heran? Teste einen Export der Daten und, wenn möglich, die Löschung des Testkontos. Ein Anbieter, bei dem der Weg hinaus schwer zu finden ist, könnte auch beim Wechsel zu anderen Anbietern Probleme verursachen.

Der Bewertungsbogen

Diese Tabelle zeigt grundlegende Kriterien, um die Handhabung der Lösung in der Testphase zu bewerten. Sie lässt sich um individuelle Punkte aus deinem Anforderungsprofil ergänzen. Es können z. B. Bonuspunkte für Funktionen vergeben und die Gewichtung kann bei Bedarf angepasst werden. Zudem empfiehlt es sich, je Kriterium z. B. 1 bis 5 Punkte zu vergeben.

Idealerweise sollten Ausschlusskriterien vorher als solche markiert werden. Fehlt eine unverzichtbare Anbindung, ist eine höhere Gesamtpunktzahl nicht entscheidend. Außerdem sollte die Gewichtung vor dem Test feststehen. So wird subjektive Begünstigung vermieden.

Wie du daraus systematisch die Auswahl ableitest, beschreibt BI-Lösungen bewerten und entscheiden.

Typische Testfehler

Diese häufigen Stolpersteine sollten Testern bewusst sein:

• Featuredichte: Die flüssige Bedienung der Kernfunktionen sollte höher bewertet werden als eine Fülle an zusätzlichen Features.

• Demodaten: Demodaten wurden vom Anbieter eingerichtet, um zu funktionieren. Die eigenen Quellen sollten angebunden werden, um die Prozesse dahinter und die Funktionalität zu prüfen.

• Technische Tester: Der IT fällt es möglicherweise leicht, die Demo einzurichten und zu bedienen. Je nach Anwendungsfall sollten auch die bedienenden Führungskräfte und Mitarbeiter in die Tests einbezogen werden.

• Einrichtung durch Support: Wenn bereits bei der Einrichtung Unterstützung durch den Support des Anbieters notwendig ist, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich dies auch in der Bedienung fortsetzt. Möglicherweise bietet die Dokumentation des Anbieters ausreichend Hilfe, die sich mit einem Klick aufrufen lässt.

• Test ohne Planung: Ein paar Klicks zwischen Terminen sollten nicht die Grundlage für den Aufbau einer Dateninfrastruktur des Unternehmens sein. Anforderungsdefinition, Anbieterauswahl, Test-, Pilot- und Betriebsphase sollten geplant, strukturiert abgearbeitet und dokumentiert werden.

• Zu viel parallel: Statt zu viele Kandidaten auf einmal zu vergleichen, sollten eigene Zeiträume pro Anwendung eingeplant werden, damit ausreichend Zeit für ein verlässliches Ergebnis bleibt.

Das Ergebnis der Testphase

Am Ende sollte klar sein, welche Lösung aufgrund welcher Kriterien und mit welchen offenen Punkten ausgewählt wird.

Offene Punkte aus dem Test gehören auf eine kurze Liste mit Termin: fehlende Konnektoren, Vertragsfragen, ungeklärte Rechteanforderungen.

Der Anwendungsfall der Testphase sollte auch der erste Anwendungsfall der Pilotphase werden, nun mit echtem Empfängerkreis und verbindlichem Rhythmus.

Einen konkreten Artikel zur Pilotphase gibt es hier: BI Pilotphase in 90 Tagen.

Häufige Fragen zur Testphase

Reichen 14 Tage, um eine BI-Lösung zu beurteilen?

Für die wichtigsten Fragen, ja: Anbindung, Bedienbarkeit, Zeit zum ersten Ergebnis, Teilen und Datenhoheit. Weitere Punkte wie Stabilität über Monate und Supportqualität sind Faktoren, die in der Pilotphase angegangen werden.

Wie setze ich das für mehrere Lösungen sinnvoll um?

Teste die Lösungen hintereinander und nutze denselben Testfall und Bewertungsbogen. Zwei Kandidaten sind sinnvoll. Wer drei braucht, hat die Vorauswahl vermutlich nicht scharf genug durchgeführt.

Kann ich echte Unternehmensdaten in eine Testumgebung laden?

Technisch meist ja. Das Thema Datenschutz sollte dafür vorab geklärt sein. Alternativ können anonymisierte oder gekürzte Datensätze ohne Personenbezug für die Testphase verwendet werden. Sollen personenbezogene Daten hinein, gelten dieselben Anforderungen wie im Produktivbetrieb.

Fazit

Die Testphase ist die günstigste und wichtigste Absicherung im gesamten Auswahlprozess. Das Entscheidende dabei ist die Vorbereitung: eine festgelegte Strategie, ein dazu gewählter Testfall, echte Daten, mehrere Testpersonen, ein Bewertungsbogen.

Ein frühes Scheitern ist ein Erfolg und erspart dir monatelange Komplikationen, weil an der falschen Lösung festgehalten wird.