BI für Agenturen: Mandantenfähiges Reporting und Datenschutz

Eine Marketing-Agentur mit 20 Kunden hat 20 verschiedene Datensetups. Kunden nutzen ggf. andere Werbeplattformen, andere Analytics-Tools mit unterschiedlichen KPIs. In vielen Agenturen werden Berichte deshalb manuell zusammengetragen: Daten aus den Plattformen exportieren, in Slides oder Tabellen überführen, als PDF versenden.

Agenturen, die dieses Muster durch ein zentrales BI-System ersetzen, gewinnen auf mehreren Ebenen. Einer der größten Vorteile: das Team verbringt weniger Zeit mit Daten-Zusammentragen und mehr mit produktiver Arbeit.

Kunden erhalten jederzeit Zugang zu aktuellen Zahlen. Interaktiv, filterbar und nachvollziehbar. Die Agenturmitarbeiter können über eine zentrale Oberfläche auf alle Kundendaten zugreifen, sofern sie die Berechtigung haben.

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Dieser Artikel geht auf konkreten Nutzen Business Intelligence im Agenturalltag ein. Auf die Anforderungen von Agenturen an BI-Software und wie sie sinnvoll in typische Prozesse eingebunden wird.

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Was BI einer Agentur konkret bringt

Für die meisten Agenturen sind Kundenberichte der häufigste Berührungspunkt mit Business Intelligence. Durch Transparenz über Kampagnenperformance, Budgetverwendung und Ergebnisse ensteht ein großer Mehrwert für die Kunden. Wer diesen Prozess professionell aufstellt, gewinnt nicht nur Zeit sondern auch enormen Vertrauenszuwachs der Kunden.

Aber nicht nur für die Kunden ist Business Intelligence ein großer Vorteil. Neben den Kundendaten kann die Agentur in der selben Oberfläche ihre eigene Performance über alle Geschäftsbereiche und Kampagnen hinweg tracken und optimieren.

Mehr Transparenz bei weniger Aufwand

Statt manuellem Zusammentragen von Performance Daten der Kunden werden interaktive Dashboards mit allen relevanten Zahlen aus Vorlagen erstellt.

So reicht ein einmaliges 30 Minuten Onboarding für neue Kunden, statt mehrere Stunden monatlichen Reportingaufwand.

Schnellere Analysen und Reaktion

Durch Live-Dashboards sind Erfolge wie auch Probleme sehr viel schneller sichtbar, nicht erst nach Wochen.

Tiefer gehende Analysen werden ebenfalls sehr viel einfacher und benötigen weniger Zeit. Einmalig angelegte Deepdives können einfach für weitere Kunden kopiert werden.

Die Mitarbeiter können den Kunden schneller und einfacher proaktiv Lösungen vorschlagen, die Upsell-Möglichkeiten steigen.

Diese Geschwindigkeit ist ein konkreter Qualitätsvorteil gegenüber Agenturen, die weiterhin manuell reporten.

Testing wird einfacher

Ein einmalig angelegtes Testing-Dashboard macht die Ergebnisse unterschiedlicher Herangehensweisen auf einen Blick erkennbar.

Übersichten über die verschiedenen Kunden und Kampagnen hinweg ermöglichen dauerhates Monitoring dazu was funktioniert und was nicht.

Beispielhaft kann über Kunden und Kampagnen hinweg eine Tabelle mit den KPIs der Evergreen-Kampagnen erstellt werden, wo diese neuen Testläufen gegenüber gestellt werden.

Kundenbindung durch Transparenz

Fehlende Transparenz ist ein weit verbreitetes Problem in der Agenturbranche. Zu viele Agenturen rechnen Leistungen ab, ohne echte Ergebnisse und Auswertungen zu präsentieren.

In diesem Markt wird es zum großen Wettbewerbsvorteil Transparenz zu bieten. Die Kunden können per eigenen Zugang auf ihre interaktiven Dashboards zugreifen.

Mehr Zeit für strategische und produktive Arbeit

Reportingaufwand fällt weg, sodass die Mitarbeiter sich stärker auf bessere Ergebnisse oder Neukundenaquise konzentrieren können.

Gepaart mit den schnelleren Analysen, unkompliziertem Testing und der einfachen Teilbarkeit im Team ergibt sich ein großes Potenzial um das interne Know-how und die Qualität der Arbeit zu optimieren.

Mandanten-, Rollen- und Zugriffsverwaltung

Diese Instrumente zum Steuern von Zugängen, Rechten und Sichtbarkeit lassen die Agentur in einem einzigen System mehrere Kunden verwaltet. Interne wie auch Kundendaten können sauber voneinander getrennt werden. Alles in einer geteilten Oberfläche.

Die Kunden erhalten eigene Betrachter Zugänge. Oder sie erhalte Bearbeitungsrechte für die eigenen Dashboards. Auch für die Mitarbeiter lässt sich steuern ob und wer welche Rechte erhält.

Mandantenfähigkeit ist für Agenturen eines der entscheidenden Kriterien bei der Auswahl einer BI-Lösung. Der Artikel Ideale BI-Software auswählen geht auf weitere Faktoren zur Bewertung von BI-Lösungen ein.

Qualitativ hochwertige Kennzahlen und Berichte

Durch eine geteilte Oberfläche und wiederverwendbare sowie individuell Anpassbare Vorlagen lassen sich Standards einheitlich aufbauen und optimieren. So wissen die Kunden immer genau woran sie sind, außerdem wird es für euch als Agentur leichter Ergenisse zu bewerten und miteinander zu vergleichen.

Klare Definitionen

Ein einheitliches Verständnis zu Ergebnis- und Treiber-Kennzahlen hilft nachhaltig Qualität zu halten und zu optimieren. Strategen, ausführende Mitarbeiter und Kunden sollte klar sein was genau eine Kennzahl beschreibt und wie sie zusammengesetzt ist.

Wenn z.B. von Umsatz gesprochen wird muss klar sein, ob es sich um den brutto oder netto Umsatz handelt. Wurden also Rabatte, Boni und Retouren bereits berücksichtigt? Wird ein Umsatz nach Auftragseingang, Lieferung oder Zahlungseingang verbucht?

Das lässt sich über ein zentrales und vollständiges Glossar relevanter und genutzter Kennzahlen inkl. klarerer Definition lösen.

Prozesse dokumentieren

Qualität und Struktur werden durch Dokumentation sehr viel einfacher und klarer.

Welche Kennzahlen sind unsere Standard Ergebnis- und Treiberkennzahlen für die unterschiedlichen Quellen? Unter welchen Umständen ändern wir diese Standards und übertragen sie auf andere Kunden? Wer ist für welche Aufgaben verantwortlich?

Eine Prozessdokumentation schafft Klarheit im Team und sichert Qualität. Auch wenn Mitarbeitende wechseln oder im Urlaub sind.

Dashboard-Vorlagen nutzen und anpassen

Self-Service BI Lösungen ermöglichen das freie und unkomplizierte Erstellen und Anpassen von Dashboards für interne Nutzung wie auch für Kundenberichte.

Für Qualität und Konsistenz sind das Nutzen und Erstellen eigener Vorlagen ein großer Vorteil. Insbesonder wenn bei den zur Verfügung gestellten Vorlagen bereits gängige best practices zur Datenanalyse eingearbeitet sind.

Veränderungen im Markt wie derzeit durch KI machen Anpassungen an Kennzahlen, Analysen und Maßnahmen notwendig. Diese geteilte Oberfläche mit den geteilten Vorlagen macht diese sehr viel einfacher, so werdet ihr insgesamt agiler.

Unser Artikel Effektive Dashboards erstellen befasst sich noch eingängiger mit dem Thema.

Präzise Optimierung anhand von KPIs und Benchmarks

Eine Agentur mit 20 Kunden hat den großen Vorteil: Vergleichbarkeit über Branchen, Kanäle und Budgetgrößen hinweg. Diesen Wissensvorsprung systematisch zu nutzen, ist das größe Potenzial zur dauerhaften Optimierung, den Business Intelligence Agenturen bietet.

Mehr Impressionen, Klicks, hohe Öffnungsraten und letzendlich Conversions als Ergebnis-Kennzahlen zu präsentieren ist natürlich schön. Für das Verständnis, Lernen und Optimieren ist es für euch wie auch für die Kunden mindestens genauso wichtig die dazugehörigen Treiber-Kennzahlen zu analysieren.

Welche Ad-Formate performen branchenübergreifend besser? Welche Landingpage-Strukturen konvertieren zuverlässiger? Ab welchem Tagesbudget flacht die Skalierungskurve bei Google Ads typischerweise ab? Diese Fragen lassen sich beantworten, wenn Daten nicht nur je Kunde, sondern auch aggregiert analysiert werden.

Interne Benchmarkkatalog Vorlage

Sehr hilfreich ist ein Katalog relevanter Ergebis- und Treiber-Kennzahlen inklusive bisheriger Ergebnissen (Benchmarks). Getrennt nach Kanälen, Zielen, Fokus und Branchen macht es auch bei diesen komplexen Mandantenstrukturen einfach einen Überblick zu behalten was funktioniert und was nicht.

Mit einer Businnes Intelligence Lösung ließe sich der Prozess als automatisert aktualisierte Übersicht anlegen, nutzen und weiterzuentwickeln. So könnte dieser beispielsweise aufgebaut sein:

Der Artikel Daten und KPI für BI geht noch tiefer in dieses Thema rein.

Transparenz und Berichte als Bestandteil des Angebots

Tranzparenz für sich ist bereits ein entscheidender Vorteil auf dem derzeitigen Agenturmarkt. Ein guter Bericht mit echten Erkenntnissen auf denen Aufgebaut werden kann ist bereits ein großer Zugewinn im Vergleich zu vielen Wettbewerbern.

Strategischen Optimierung müssen nicht als kostenloses Beiwerk mitgeliefert werden. Live Einsicht samt interaktiver Dashboards oder strategische Weiterentwicklung in dedizierten Terminen kann darüber hinaus vertretbare als vergütete Zusatzleistung inkl. Upsell-Möglichkeiten angeboten werden.

Die Kunden erhält so nicht nur Einsicht in erbrachte Leistungen und Ergebnisse, sondern darüber hinaus klare Einordnung, strategische Anpassungen und Neuausrichtungen.

Die Kunden fühlen sich nicht nur informiert sondern vollends betreut. Ihr als Agentur habt dadurch mehr Umsatzpotenzial. Win win.

So oder so bietet diese Tranzparenz eine andere Grundlage für regelmäßige Kundengespräche. Die Dashboards werden zur gemeinsamen Arbeitsgrundlage. Quartals-Reviews, Strategiemeetings und Budget-Entscheidungen werden anhand dieser Grundlage geführt. Das spart Vorbereitungszeit und erhöht die Gesprächsqualität.

Interne Optimierungen anhand von BI

Business Intelligence endet nicht bei Kundendaten. In derselben Oberfläche, in der Kampagnen-Dashboards für Kunden laufen, lässt sich auch die interne Performance der Agentur abbilden.

Zahlreiche interne Kennzahlen sind super relevant für die Geschäftsführung und Teamleitungen, um die interne Performance zu optimieren z. B.:

• Profitabilität pro Kunde (Umsatz vs. aufgewendete Zeit)
• Auslastung pro Mitarbeiter oder Team
• Zeitaufwand pro Leistungsbereich
• Neukundenquote
• Churn-Rate
• Pitch-Win-Rate
• durchschnittliche Deal-Größe.

Filterbare Livedashboards machen es für die Führungskräfte einfach Ergebnisse nachzuverfolgen und daraus Maßnahmen abzuleiten.

Datenschutz und DSGVO

Agenturen sind Verantwortliche für eigene Datenverarbeitungen und Auftragsverarbeiter für ihre Kunden. Sobald Analytics-, Ads- oder CRM-Daten eines Kunden verarbeitet werden, muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO vorliegen. Zwischen Agentur und Kunde, ebenso wie zwischen Agentur und dem Anbieter der BI-Lösung.

Ein EU-Serverstandort vereinfacht dabei die Dokumentation erheblich und reduziert Rechtsrisiken bei Drittlandtransfers. So kann DSGVO-Konformität für Agenturen im Pitch vom Pflichtthema zum Differenzierungsmerkmal werden.

Mandantentrennung, Zugriffrechte und einfache Zugänglichkeit und Umsetzung der Betroffenenrechte sind weitere wichtige Themen bei der Auswahl einer BI Lösung.

Fazit

Business Intelligence bringt Agenturen einen operativen wie auch strategischen Gewinn.

Operativ spart ein mandantenfähiges System mit standardisierten Vorlagen erheblich Zeit bei Berichten. So können mehr Kunden mit weniger Aufwand betreut werden.

Strategisch verändert es die Kundenbeziehung: Kunden erhalten jederzeit Zugang zu ihren Daten und die Agentur positioniert sich als datengetriebener Partner.

Ein intern geführter und live aktualisierter Benchmarkkatalog bietet Klarheit bei strategischen Entscheidungen, ermöglicht großen Wettbewerbsvorteil und kontinuierliche interne Weiterentwicklung.

Die wichtigsten Voraussetzungen:

• Mandantenfähigkeit, damit jeder Kunde sauber getrennt in einem System verwaltet wird
• Standardisierte KPI-Sets und Dashboard-Vorlagen für Konsistenz und Zeitersparnis
• DSGVO-Konformität sollte bei Anbieterauswahl beachtet werden
• Über Kundenzugänge werden Berichte von statischen PDFs zum interaktiven Kanal
• Cross-Client-Learnings und interne Benchmarks helfen bei der eigenen strategischen Ausrichtung und Optimierung

Wer das Reporting einmal sauber aufbaut, spart folglich bei jedem neuen Kunden Zeit.

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